Un tableau croisé dynamique est essentiellement un moyen d'extraire des données et de les présenter sous une forme lisible. Les tableaux croisés dynamiques sont un excellent moyen d'interroger des données et de créer des tableaux d'informations qui peuvent être actualisés lorsque les données brutes changent !
Exemple de travail : vous avez besoin d'un tableau indiquant les éléments suivants :
- Combien de postes (ETP réels) avez-vous au total
- Ventilé par titre de poste
- Ventilé par statut d'emploi (Perm/Temp/Décontracté)
Une fois que vous avez les données brutes, vous créez le tableau croisé dynamique sur vos données brutes :
- Dans la barre d'outils, sélectionnez Données > Tableau croisé dynamique et rapport de graphique croisé dynamique…
- Cliquez sur Suivant
- Vérifiez que les données que vous souhaitez inclure dans le tableau croisé dynamique sont mises en évidence dans le Varier
- Cliquez sur Suivant
- Si vous souhaitez que votre tableau croisé dynamique apparaisse dans une nouvelle feuille de calcul (onglet), cliquez sur Terminer. Sinon, si vous souhaitez qu'il apparaisse dans la même feuille de calcul (c'est-à-dire sous les données), cliquez sur Feuille de calcul existante et sélectionnez la première cellule après les données, puis cliquez sur Terminer
Le squelette du tableau croisé dynamique devrait apparaître.
Si la liste des champs du tableau croisé dynamique (affichée à droite, ci-dessus) n'est pas visible, vous devrez l'ouvrir :
- Cliquez avec le bouton droit sur la barre d'outils (n'importe où dans le carré ci-dessous) :
- Sélectionner Tableau croisé dynamique.
- Cliquez sur Afficher la liste des champs
- Les champs devraient maintenant être visibles et vous pouvez faire glisser la boîte vers la droite pour la verrouiller en place.
- Faites glisser les champs suivants dans les zones : ZONE DE FILTRE HIDDEN : Rien
ZONE DE SÉPARATEUR DE COLONNE : type de position
ZONE DE SÉPARATEUR DE RANG : Titre du poste
ZONE DE DONNÉES DE BASE : ETP réel
- Pour changer le champ de base en somme, cliquez avec le bouton droit sur le champ (entouré ci-dessous) :
Sélectionner Paramètres de champ…
Sélectionner Somme.
Cliquez sur Nombre…
Sélectionner Nombre et 2 décimales puis cliquez sur OK.
Les données devraient avoir changé en décimales.
- Pour réorganiser les colonnes Type de poste : Cliquez avec le bouton droit sur Occasionnel > Ordre > Déplacer vers la fin
Vous avez maintenant votre tableau terminé avec les colonnes dans l'ordre Permanent, Temporaire, Occasionnel.
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L'étape suivante consiste à faire glisser les champs dont vous avez besoin dans les zones du tableau pour créer le tableau. La structure du tableau croisé dynamique est la suivante :
Utilisation typique des zones :
ZONE DE FILTRE CACHÉ : Filtre des postes financés de manière récurrente
ZONE DE SÉPARATEUR DE COLONNE : Type de poste, Type d'emploi, Base d'emploi, Classification
ZONE DE SÉPARATEUR DE RANG : Unités organisationnelles, emplacements, titres de poste
ZONE DE DONNÉES DE BASE : Effectifs, ETP
Le tableau croisé dynamique devrait ressembler à ceci :
Notez que les données de base ont par défaut la valeur « Nombre d'ETP réels ». Cela signifie que chaque poste a été compté comme 1 non pertinent de la valeur ETP. Si le champ de base était Effectif, ce serait correct (car toutes les valeurs seraient 1), mais il s'agit de valeurs ETP et elles nécessitent une somme et non un nombre.
Dans ces deux tutoriels (deux parties), vous apprendrez quelques astuces intéressantes concernant les tableaux croisés dynamiques :
1) Pour remplir les valeurs vides avec des zéros :Cliquez avec le bouton droit sur le champ de données de base (entouré ci-dessous)
Sélectionner Options de tableau… Tapez 0 dans les cellules vides, affichez (entouré ci-dessous)
Cliquez sur OK.
Le tableau croisé dynamique devrait maintenant avoir remplacé les blancs par des zéros.
2) Pour masquer la colonne Totaux :
Cliquez avec le bouton droit sur le champ de données de base (« Somme des ETP réels » ci-dessus)
Sélectionner Options de tableaux… Décocher Total général pour les lignes (entouré ci-dessous)
La colonne des totaux devrait maintenant avoir été supprimée.
3) Pour ajouter un filtre masqué au tableau croisé dynamique :Faites glisser le champ qui contient le filtre dans la zone de filtre de données masquée (c'est-à-dire - niveau d'unité organisationnelle 04)
Cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner le filtre d'unité organisationnelle. Sélectionnez le filtre requis (c.-à-d. - Sport et loisirs)
Le tableau croisé dynamique affiche désormais uniquement les postes du niveau d'unité organisationnelle 04, Sport et loisirs.
4) Pour afficher uniquement les titres de poste sélectionnés :
Cliquez sur la flèche vers le bas pour sélectionner le Titre du poste filtre
Pour faciliter la sélection, faites glisser la liste vers l'extérieur afin que plus de positions soient visibles
S'il y a beaucoup de valeurs dans la liste et que vous n'en voulez que quelques-unes, commencez par décocher Afficher tout (illustré ci-dessous) pour désélectionner toutes les valeurs
Sélectionnez les positions que vous souhaitez afficher dans le tableau. (c'est-à-dire - athlètes et managers)
Cliquez sur OK
Le tableau croisé dynamique ne devrait désormais contenir que les athlètes et les managers.
5) Pour afficher les pourcentages de type de poste pour chaque poste :
Cliquez avec le bouton droit sur le champ de données de base (dans ce cas « Somme des ETP réels »)
Sélectionner Paramètres de champ…
Cliquez sur Options > >
Sélectionner % de ligne pour Afficher les données comme
Cliquez sur OK.
Noter: Dans cette liste, il y a aussi des options pour % de colonne et % Du total ce dernier étant très utile.
Le tableau croisé dynamique affiche désormais des pourcentages, mais il peut y avoir des valeurs d'erreur pour les lignes qui n'ont pas de position (car vous ne pouvez pas diviser par zéro !).
6) Pour supprimer les erreurs du tableau croisé dynamique :Cliquez avec le bouton droit sur le champ de données de base (dans ce cas « Somme des ETP réels »)
Sélectionner Options de tableau…
Entrer 0 dans le Pour les valeurs d'erreur, affichez boîte
Cliquez sur OK.
Toutes les erreurs doivent maintenant être remplacées par des zéros.
